Migracja z IdoSell na Shopify

Obecny sklep sprzedaje do momentu przełączenia domeny, a nowy budujemy w tym czasie pod adresem roboczym. Samo przełączenie to zmiana rekordów DNS w uzgodnionym oknie. Dzień wcześniej obniżamy TTL, dzięki czemu większość użytkowników zobaczy nowy sklep w ciągu minut; pełna propagacja może potrwać do 48 godzin. Przez ten czas stary sklep zostaje włączony, a zamówienia, które tam spłyną, przenosimy w drugiej synchronizacji.

Shopify ma wbudowaną funkcję faktur VAT: dla zamówień z dostawą do UE i UK generuje PDF dostępny na stronie statusu zamówienia. Funkcja nie wystawia korekt, nie wysyła faktur do KSeF i nie obsługuje drukarki fiskalnej. Dlatego przy migracji z IdoSell dobieramy system fakturujący z KSeF, ustalamy numerację, sposób wystawiania korekt do zamówień sprzed migracji oraz obsługę paragonów. Dokumenty wystawione w IdoSell archiwizujemy razem z danymi KSeF, a zakres potwierdzamy z osobą, która prowadzi księgowość sklepu.

Integracje z Allegro, Amazonem i Empikiem wbudowane w IdoSell zostają w IdoSell. W Shopify kanały obsługuje integrator, BaseLinker lub Apilo, albo aplikacja łącząca Allegro bezpośrednio. Istniejące oferty wiążemy z nowym katalogiem po kodach i EAN, bez dublowania. Przed przełączeniem testujemy ceny, stany, pobieranie zamówień i dane wysyłki, a w planie przełączenia zapisujemy, które połączenie obsługuje dany kanał w każdej godzinie okna. Zakres i koszt integratora podajemy w audycie.

Obie usługi są częścią IdoSell i zostają po jego stronie. W Shopify konfigurujemy Shopify Payments z BLIK, kartami, Apple Pay i Google Pay, a płatności odroczone i raty dobieramy osobno, metoda po metodzie. Dostawy obsługują aplikacje kurierskie z Twoimi umowami albo broker zewnętrzny. Osobny plan dotyczy dawnych transakcji: dostępu do historii IdoPay w BOK, wypłaty salda, zwrotów za zamówienia opłacone przed migracją oraz pobrań i miesięcznych rozliczeń przesyłek nadanych przez Brokera.

To dwa różne mechanizmy IdoSell. Rozmiar ma własny kod, kod producenta, cenę, wagę i stan, więc staje się wariantem Shopify z kompletem danych. Grupa towarów łączy osobne towary różniące się na przykład kolorem. W Shopify taką grupę możemy scalić w jeden produkt z opcjami Kolor i Rozmiar albo zostawić jako osobne produkty. Decyzję podejmujemy dla każdej grupy po sprawdzeniu treści kart, ich widoczności, zdjęć, cen i powiązań z Allegro. Każda pozycja dostaje wpis w mapie ID, a dawne adresy trafiają do mapy przekierowań.

Konfigurator odtwarzamy jako warianty, właściwości pozycji zamówienia lub aplikację, zależnie od liczby wyborów i sposobu liczenia ceny; wycena według formuł wymaga aplikacji. Zestaw o stałym składzie przenosimy do Shopify Bundles. Kolekcja IdoSell, w której klient wybiera składowe, wymaga aplikacji do zestawów z wyborem. Każdy z tych produktów przechodzi test w koszyku: wybory klienta, cena końcowa, dostępność składowych i zapis w zamówieniu. Potrzebne aplikacje wymieniamy w zakresie razem z kosztem.

Zależy od tego, co dziś różni te sklepy. Jeśli to ten sam asortyment w innych językach, walutach lub domenach, zwykle wystarczy jeden sklep Shopify z rynkami, który pracuje na wspólnym katalogu i zapasach. Osobne marki z odrębnym asortymentem i procesami prowadzi się jako osobne sklepy; wtedy katalog i zapasy trzeba synchronizować aplikacją lub integratorem, co podnosi koszt utrzymania. W audycie porównujemy oba modele z kosztem aplikacji i obsługi.

Po przełączeniu, testach i zabezpieczeniu danych, a także po domknięciu zwrotów, korekt, wypłat z IdoPay i pobrań z Brokera, zgodnie z warunkami usługi. Sprawdzamy okres rozliczeniowy, terminy odnowienia i dodatkowe sklepy, bo przełączenie domeny nie kończy żadnej z tych umów. Okres przejściowy, w którym stary panel jest jeszcze dostępny, ustalamy w planie; 30 dni opieki po starcie to osobny termin.

Zmieni się większość adresów, a dokładny zakres zależy od struktury ustawionej w Twoim panelu i od własnych adresów produktów. Ryzyko trwałej utraty ograniczamy pełną inwentaryzacją, przekierowaniami 1:1, odtworzeniem reguł z panelu IdoSell, zachowanymi metadanymi, poprawionymi linkami wewnętrznymi i monitoringiem Search Console przez 30 dni. W pierwszych tygodniach pozycje mogą falować. Utrzymujący się spadek wymaga diagnozy i po to prowadzimy monitoring. Gwarancji utrzymania pozycji nie daje żaden wykonawca, bo decyduje o nich Google.

Bony towarowe mają w IdoSell eksport do CSV, karty podarunkowe nie, więc ich salda spisujemy z panelu lub przez API. W Shopify tworzymy nowe karty podarunkowe o odpowiadających saldach. Shopify przyjmuje własny kod karty (8-20 liter i cyfr), a karty IdoSell mają numer i PIN, dlatego o zachowaniu dawnych kodów decydujemy po sprawdzeniu danych. Bony odtwarzamy zgodnie z ich zasadami realizacji. Klienci dostają informację o zmianie, a w oknie przełączenia pilnujemy, żeby żadnej karty nie użyto dwa razy.

IdoSell przechowuje hasła jako nieodwracalne skróty, a Shopify nie przyjmuje haseł z innych systemów, więc przy migracji nie są przenoszone. Klient loguje się jednorazowym kodem wysyłanym na e-mail (nowe konta klientów) albo ustawia hasło z zaproszenia (konta klasyczne). Jego dane, adresy i historia zamówień czekają w koncie, a komunikat o zmianie przygotowujemy razem z Tobą.

Zamówienia tak: daty, pozycje, kwoty, statusy, adresy, dane klienta i numer z IdoSell zapisany w notatce i metapolu. Historia zwrotów i reklamacji trafia do archiwum, żeby obsługa klienta mogła do niej wrócić. Sprawy otwarte w dniu przełączenia dostają w planie jasny podział: które kończy jeszcze IdoSell, a które przejmuje nowy układ razem z refundacjami i korektami.

Numery z IdoSell zachowujemy przy zamówieniach historycznych w notatce i metapolu, żeby dało się je odnaleźć w wyszukiwarce panelu. Nowe zamówienia Shopify numeruje od #1001 i nie pozwala ustawić innego początku, dlatego dodajemy prefiks lub sufiks. Numeracja faktur pozostaje w systemie fakturującym i jest niezależna od numerów zamówień.

Tak. Domena zostaje u Twojego rejestratora. Zmieniamy tylko rekordy, które dziś wskazują na IdoSell, tak żeby wskazywały na Shopify. Certyfikat SSL Shopify wystawia automatycznie. Jeśli w IdoSell masz kilka domen przekierowanych na główną, każda dostaje w Shopify przekierowanie na domenę główną.

Nic się nie zmienia. Rekordy poczty (MX) zostają poza przełączeniem; dotykamy wyłącznie rekordów sklepu. Jeśli chcesz, żeby Shopify wysyłało powiadomienia z Twojego adresu, dodajemy rekordy uwierzytelniające nadawcę. To osobny krok, który nie wpływa na odbieranie poczty.

Od 2-3 tygodni dla sklepu z kilkuset towarami, prostym fakturowaniem i gotowym szablonem do 8-10 tygodni dla sklepu z tysiącami towarów, grupami i konfiguratorami, kilkoma marketplace'ami, ERP, kilkoma rynkami i indywidualnym projektem. Na termin wpływają też fakturowanie z KSeF i liczba sklepów w panelu. Termin przełączenia wyznaczasz Ty, zwykle poza szczytem sprzedaży.

Cena zależy przede wszystkim od liczby towarów i rozmiarów, grup do scalenia, konfiguratorów i zestawów do odtworzenia, sposobu fakturowania, marketplace'ów, integracji i szablonu. Widełki podajemy w bezpłatnej wstępnej ocenie, dokładną kwotę po audycie, i obowiązuje ona do końca projektu. Razem z ceną migracji dostajesz zestawienie kosztów stałych po stronie Shopify: abonament, aplikacje, integrator, system fakturujący i okres równoległych abonamentów.

Przez 30 dni monitorujemy sklep i reagujemy w ramach projektu. Stary panel IdoSell zostaje dostępny przez uzgodniony okres przejściowy, więc powrót jest możliwy. Po rozpoczęciu sprzedaży w Shopify wymaga on przeniesienia nowych zamówień i stanów oraz ponownego włączenia integracji po stronie IdoSell, dlatego procedurę opisujemy przed startem. Plan istnieje po to, żebyś znał kolejne kroki, zanim będą potrzebne.

Właścicielem jesteś Ty. Sklep powstaje na naszym koncie partnerskim wyłącznie na czas budowy; przed startem przekazujemy go na Twoje konto, abonament płacisz bezpośrednio Shopify i masz pełen dostęp właściciela. Dane klientów Twojego sklepu przetwarzamy wyłącznie na potrzeby migracji, na podstawie umowy powierzenia zgodnej z RODO. Po zakończeniu projektu kopie robocze usuwamy, klucz API usuwasz z panelu, a potwierdzenie dostajesz na piśmie.